Chegou o momento de organizar a lista de convidados do seu evento, mas não sabe por onde começar? Esse é um assunto delicado, mas extremamente necessário. Essa decisão é uma das primeiras coisas que você precisa fazer na hora de planejar a festa. Continue lendo nosso post e confira algumas dicas para organizar a lista sem estresse.
O começo de tudo
Antes de montar a lista, você precisa entender que ela é começo de toda a celebração! Saber quantos convidados serão chamados para comparecer ao evento, é o principal fator para fechar o espaço, contratar o buffet, escolher a decoração e os docinhos…enfim, para estipular o orçamento como um todo! Qualquer fornecedor que você entrar em contato, vai precisar saber esse número para poder passar o orçamento correto.
Como montar a lista
Não se estresse muito com a primeira lista, afinal, ela será mudada inúmeras vezes ainda. Comece organizando-a por categorias: familiares, amigos próximos, colegas de trabalho, convidados dos pais e etc. Assim ficará mais ágil quando for preciso cortar alguém.
Antes de começar a preencher as categorias, é bom pensar alguns pontos como: vocês vão convidar parentes distantes? E as pessoas do trabalho e respectivos chefes? No caso das debutantes, irá convidar os amigos mais próximos ou todas as classes do seu ano? Dessa forma, seria legal conversar caso a caso sobre os convidados e chegar a uma conclusão em conjunto.
Nesta etapa não pense em design, seja simples e objetivo, afinal, somente você e sua cerimonialista terão acesso à lista. O ideal é que você faça uma planilha no Excel dividida em quatro colunas: nome, quantidade de adultos, quantidade de crianças e confirmação ou ausência (que irá ou não ao evento). Organize o nome dos convidados por ordem alfabética – ou da maneira que você for caligrafar no convite –, faça uma caixa ao final da lista com a palavra total, e inclua a soma automática. Dessa forma, você saberá quantas pessoas convidou ao todo e quantas pessoas confirmaram a presença na festa.
Para os aniversários de debutantes, é melhor que seja feita duas listas, uma para os adolescentes e convidados da aniversariante, e a outra separada com os adultos, assim, a confirmação de presença será mais efetiva.
Foto: Lista confirmação casamento
Foto: Lista confirmação festa de debutante
Truques para reduzir a lista de convidados
As pessoas que estarão em sua festa, devem ser as que são especiais para os noivos ou aniversariantes, que moram em seu coração, aquelas que possuem convívio diário e que participam de suas vidas.
Levando esse pensamento em consideração, é possível montar uma lista sem muito sentimento de culpa. A dica é se aprofundar nas relações, ou seja, considerar a proximidade, obrigação, as despesas e a importância da pessoa na hora da decisão do corte.
Porcentagem de ausências
É evidente que esse número vai depender do número de convidados da lista. Como regra geral, quanto menor o número de convidados, menos faltosos, e quanto maior o número, maior serão as ausências.
Também é imprescindível contratar com sua cerimonialista o RSVP (confirmação de presença) já que ela dá uma ideia de quantas pessoas poderão celebrar esse dia com vocês. Você pode até realizar sozinho com nossas dicas abaixo, porém, é muito provável que na hora de falar sobre a ausência, seu convidado ficará envergonhado e confirmará a presença mesmo sabendo que não irá. Normalmente se trabalha considerando uma margem de variação entre os confirmados e os que realmente comparecerão, que pode ser de 10 a 20%.
RSVP – Dicas
– Telefone ou e-mail no convite: os noivos ou debutantes colocam telefone ou e-mail (deles ou da cerimonialista) para os convidados enviarem a confirmação até o dia determinado no texto.
– Site de casamento: a grande maioria dos sites de casamento possuem esta função. Os noivos adicionam a url do site para que os convidados acessem e confirmem a presença, assim os noivos podem controlar tudo em tempo real.
– RSVP ativo: como há grande possibilidade de as pessoas não acessarem o site ou ligarem para confirmar suas presenças, a solução a princípio é averiguar com sua cerimonialista a chance de ela realizar sua confirmação ativa (quando a mesma entrará em contato com os convidados que ainda não confirmaram) ou contratar o RSVP ativo que fará a mesma função. Dessa forma, é garantido que se consiga uma lista mais assertiva.
Nossa dica é que vocês não se estressem, esse momento deve ser feito com muito carinho e atenção, mas de forma leve e divertida! Até mais!
